Définition et objectifs d’un ERP
Le logiciel ERP, progiciel de Planification des ressources de l’entreprise, ou encore Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un logiciel de gestion qui :
- couvre l’ensemble des services de votre entreprise et vous aide à toutes les gérer de manière optimale : Finance-comptabilité, logistique, stocks, ventes, distribution, qualité, gestion de projet…
- centralise l’ensemble des flux de fonctionnement de l’entreprise ainsi que l’ensemble des données sur une base unique.
L’ERP est au cœur du système d’information de l’entreprise :
- Il est composé de plusieurs modules, un par domaine de gestion, compatibles les uns avec les autres, interconnectés à la base de données unique et commune. Toute mise à jour d’une information est alors répercutée sur l’ensemble des modules. Il est possible d’acheter séparément les différents modules d’un ERP.
- C’est l’outil commun à tous les salariés. Ils accèdent aux données dont ils ont besoin pour réaliser leur travail et deviennent ainsi plus autonomes et productifs. Les dirigeants pilotent plus facilement leur activité.
L’ERP doit être flexible et personnalisable pour :
- répondre aux spécificités de votre secteur d’activité,
- s’adapter à l’évolution de vos besoins actuels et futurs,
- se coupler à des outils externes tels que les outils CRM,
- se connecter aux réseaux sociaux,
- communiquer avec des objets connectés.
Avantages d’une base de données unique de l’ERP
- Vous évitez les saisies multiples et la redondance des données. L’homogénéité des informations et la cohérence des flux de données internes et externes sont assurées.
- Vos collaborateurs partagent le même système d’information, avec une mise à jour en temps réel.
- La traçabilité de chaque information est garantie.
- Vous pouvez gérer les envois (de factures, de contrats, etc.) de façon automatique.
- Vos collaborateurs communiquent plus facilement au niveau interne.
- Les processus de gestion de votre entreprise (flux économiques, financiers, etc.) sont optimisés et le système d’information, unifié et cohérent.
- Vos prises de décisions sont plus rapides.
- Vous gagnez en productivité.
L’intégration d’un ERP permet d’homogénéiser vos données
Conséquences de l’implémentation d’un ERP sur l’organisation de votre entreprise
Le choix de l’ERP est important car l’investissement financier et humain est conséquent.
En effet, sa mise en place dans l’entreprise :
- est un projet stratégique qui entraîne des changements importants dans les habitudes de travail de vos collaborateurs,
- nécessite votre implication et celle de l’ensemble du management,
- engendre une refonte de votre organisation ainsi que vos processus métiers.
En moyenne, il faut compter au moins six mois pour implanter un progiciel ERP dans une entreprise.
Cette phase :
- correspond à la mise en place du progiciel dans le système informatique de l’entreprise,
- comprend l’analyse des besoins de l’entreprise et de son fonctionnement, une phase de test puis le temps de la bascule d’un système informatique à un autre.
Modes d’acquisition d’un ERP
Pour acquérir un ERP, vous avez le choix entre deux types d’acquisition : le mode licence et le mode SaaS, Software as a Service ou logiciel en tant que service. Ce sont des modèles économiques très différents :
- L’acquisition de licences représente un achat, comptabilisé comme immobilisation incorporelle et amorti sur le long terme.
- La souscription en mode SaaS, sur le cloud, représente une location, une externalisation et mutualisation des infrastructures (serveurs, réseau, etc.) pour une réduction des coûts et une plus grande souplesse. Le mode SaaS est un abonnement, soit comptablement une charge.
De plus, cette concentration des infrastructures sur le cloud :
- génère des économies d’énergie,
- offrirait une plus grande sécurité informatique à la majeure partie des entreprises.
Intérêt des plateformes ERP modulables sur le cloud
Les nouvelles plateformes ERP cloud tout en un et modulable des éditeurs versus l’achat traditionnel sous forme de licences d’un logiciel ERP permettent :
– Un déploiement rapide sans investissement matériel requis au contraire de l’achat sous forme de licences,
– Une utilisation des ressources techniques en fonction des besoins,- Une plus grande sécurité informatique grâce à la mutualisation des infrastructures mieux gérées ainsi,- Une solution financière souple car le nombre d’abonnement est défini en fonction du nombre d’utilisateurs,
Attention, néanmoins, sans un contrôle strict de l’utilisation des ressources, l’utilisation de ces plateformes peut se révéler très coûteuse par rapport à un achat de logiciel sous forme de licences.
