Piloter son activité sans logiciel ERP revient en quelque sorte à naviguer à vue. Et cela s’applique aux PME comme aux grands groupes. En effet, ce type de solution fournit de multiples indicateurs précieux, des RH au commercial, en passant par les achats, pour prendre les meilleures décisions. Néanmoins, pour une petite ou moyenne entreprise, se lancer dans un tel projet peut paraître impressionnant. Mais il existe une catégorie d’outils à même de rassurer les dirigeants : les ERP Cloud, particulièrement adaptés aux PME. Voici quelques-uns de leurs principaux avantages.
1. Une solution plus économique
Premier argument en faveur de l’ERP Cloud, et non des moindres : son prix. Et pour cause : cette technologie permet de mutualiser les coûts, notamment d’hébergement, pour le prestataire. Par conséquent, celui-ci est en mesure de proposer des tarifs plus compétitifs que ceux des outils « on-premise », installés sur site. Et au-delà des économies, ce fonctionnement permet surtout de mieux prévoir ses dépenses, et donc de maîtriser son budget.
De plus, le recours à cette solution limite les investissements en matériel informatique. Il n’est en effet pas nécessaire de renouveler ses équipements pour supporter un progiciel potentiellement gourmand en ressources. Ici, la configuration requise est déjà présente sur le Cloud !
2. Des données accessibles partout, tout le temps
Par ailleurs, l’ERP Cloud est certainement la solution la plus adaptée aux nouveaux modes de travail, en particulier des PME. Car les informations de l’entreprise deviennent consultables par les équipes, où qu’elles soient, à chaque instant. Un atout bienvenu pour des collaborateurs de plus en plus mobiles ! Ainsi, un dirigeant peut piloter sa société depuis son domicile, en déplacement, dans les transports…
3. L’atout flexibilité de l’ERP Cloud
Les PME se distinguent généralement par leur agilité. Elles ont donc besoin d’un outil capable de suivre leurs évolutions et l’ERP Cloud constitue le partenaire idéal. En effet, si vous envisagez de nombreux recrutements pour soutenir la croissance de l’entreprise, les nouvelles recrues pourront facilement avoir accès à l’outil. Egalement, si vous avez besoin de nouvelles fonctionnalités, elles pourront être aisément ajoutées au sein du progiciel.
Ce dernier peut également lui-même faire preuve d’agilité ! Plus évolutif qu’une solution classique, il peut en effet rapidement intégrer de nouvelles briques technologiques : analytics, intelligence artificielle…
4. Une sécurité renforcée
Enfin, opter pour un ERP Cloud, c’est faire le choix de la sécurité. Ce point peut sembler contre-intuitif, dans la mesure où certaines données de l’entreprise sont hébergées ailleurs. Mais en réalité, les architectures Cloud peuvent mutualiser leurs besoins en protection et ainsi bénéficier d’environnements ultrasécurisés. D’autant plus que les prestataires possèdent généralement une expertise dans ce domaine, ce qui n’est pas forcément le cas au sein des équipes d’une PME.
De plus, le fournisseur de l’outil est responsable de la mise à jour du logiciel. Les collaborateurs de l’entreprise peuvent donc se concentrer sur leur métier, tandis que le prestataire se charge de leur faire bénéficier des nouvelles fonctionnalités et des derniers correctifs de sécurité.
Un intégrateur ERP est souvent une Entreprise de Service du Numérique, ESN, qui peut être :
éditrice d’une solution logicielle ERP,
partenaire d’un éditeur de logiciels ERP,
et/ou spécialiste d’un ERP Open source.
Pour le déploiement de votre solution, vous allez faire appel à un intégrateur ERP qui, après analyse de vos besoins et de vos process, va vous accompagnerdans :
le choix de l’ERP et dans la présentation approfondie du progiciel retenu,
l’installation et la personnalisation du logiciel,
l’intégration de l’ERP aux autres briques de votre système d’information.
C’est pourquoi il est nécessaire de le choisir avec soin. La bonne utilisation du logiciel que vous aurez retenu dépendra des compétences de l’intégrateur, de ses consultants ERP et de sa capacité à vous proposer d’autres consultants spécialistes qui pourront vous conseiller dans votre évolution numérique.
Vous devez vous renseigner au préalable sur sa réputation, ses valeurs, le niveau d’expertise de ses consultants et son champ d’action par rapport aux enjeux du numérique.
Critères de sélection d’un intégrateur ERP
Selon l’enquête menée par CXP en 2015 (Le marché de l‘ERP en France), les principaux critères de choix d’un intégrateur ERP par les clients sont les suivants :
sa compréhension de vos besoins métier actuels et futurs,
ses compétences techniques et la maîtrise du logiciel par les consultants (connaissance applicative),
sa capacité à atteindre vos objectifs, quelles que soient les difficultés rencontrées,
sa capacité à former vos utilisateurs, artisans de votre transformation numérique.
Au-delà de ces qualités et compétences, il faut aussi que l’intégrateur puisse vous guider dans l’anticipation de vos besoins futurs et dans votre accompagnement technologique.
Importance des consultants ERP : techniques et/ou fonctionnels ?
Leurs compétences pour répondre aux attentes des clients est très importante.
Ce sont des ingénieurs, souvent bac +5 qui ont :
reçu une formation tant fonctionnelle que technique, complétée par celles des éditeurs ERP et par l’expérience acquise lors des implémentations réalisées,
appris outre le fonctionnement du progiciel, les meilleures pratiques pour adapter plus rapidement l’entreprise cliente à l’ERP.
Différents profils de consultants ERP peuvent intervenir sur un projet, souvent un même consultant peut avoir plusieurs casquettes :
Les consultants ERP fonctionnels :
travaillent en appui de la MOA (maîtrise d’Ouvrage) sous forme d’assistance à la maîtrise d’ouvrage, appelée AMOA,
élaborent et rédigent le cahier des charges fonctionnel ou dossier de conception détaillée en collaboration avec la MOA (Maîtrise d’Ouvrage),
valident le cahier des charges technique, s’assurent qu’il répond bien au besoin fonctionnel exprimé dans le cahier des charges fonctionnel,
préparent les plannings, les jeux de tests,
effectuent les tests et assurent leur suivi,
rédigent éventuellement des fiches d’incident à destination des consultants techniques, s’ils ne corrigent pas eux-mêmes les paramétrages,
valident la recette quand toutes les corrections sont apportées aux paramétrages et les nouveaux tests réussis,
rédigent les PV (procès verbal) de recette qui attestent la validation de la recette fonctionnelle,
assurent le suivi lors de la mise en production,
interviennent en support post-production pour aider son client à vivre sereinement cette phase délicate.
Les consultants ERP techniques :
sont chargés des développements spécifiques et des paramétrages,
rédigent aussi les dossiers pour documenter leur travail.
Capacités d’un intégrateur ERP à intervenir sur tout votre Système d’information
Il est indispensable de pouvoir coupler facilement ERP, CRM et leurs bases de données complémentaires. Ce couplage va vous permettre d’évaluer la cohérence entre :
les efforts commerciaux et marketing dépensés (CRM),
la rentabilité dégagée (finances, logistique).
Dans le domaine du marketing, ces deux solutions sont complémentaires :
le CRM vous permet d’avoir une connaissance plus approfondie de la clientèle (variables démographiques, comportements d’achat, etc.),
l’ERP enregistre les données financières avec ces clients.
Associé à une solution CRM, vous pouvez également ajuster vos contenus et vos offres en fonction de leur rentabilité ou de la maturité de votre cible. Grâce à la collecte d’informations en continu de l’ERP, vous pouvez tenir compte des données les plus récentes et adapter votre stratégie si besoin.
Un intégrateur ERP pour franchir les 5 leviers SMACS de votre transformation numérique
La transformation digitale de votre entreprise repose sur 5 piliers technologiques appelés SMACS – Social, Mobile, Analytics, Cloud, Sécurité – que nous présentons par ordre logique d’occurrence pour un ERP : Cloud, Sécurité, Mobilité, Social et l’Analytique.
Votre intégrateur ERP doit pouvoir vous proposer les consultants spécialistes de ces différents sujets qui pourront travailler en bonne intelligence avec les consultants ERP. Vous pourrez alors avancer sereinement.
Les 5 axes de votre transformation numérique : Social, Mobile, Analytics, Cloud, et Sécurité
Interagir avec les clients et en interne avec les collaborateurs grâce aux canaux sociaux : S
Pour écouter et communiquer avec les clients via les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un moyen efficace d’atteindre vos clients et en trouver de nouveaux.
Les ERP peuvent désormais intégrer les données issues des médias sociaux et intervenir pour :
écouter ce que disent de vous les clients,
promouvoir votre marque,
se connecter avec les consommateurs, vendeurs et partenaires.
Pour améliorer la communication en entreprise via le réseau social de l’entreprise
L’ERP social ou réseau social d’entreprise permet d’améliorer la communication en entreprise avec la possibilité pour les collaborateurs de tous les services de :
créer tâches et événements,
de notifier d’éventuelles actions à effectuer.
Ces objets sont centralisés et visualisables en temps réel par l’ensemble de vos équipes.
La messagerie instantanée interne à l’entreprise, qui favorise la circulation de l’information et accroît la réactivité des collaborateurs, est une autre illustration de fonctionnalités sociales.
Utiliser l’analyse prédictive pour anticiper et mieux gérer votre entreprise : A
En intégrant toutes les données à disposition dont les objets connectés
Les données recueillies par l’ERP, par les briques avec lesquelles il est connecté (CRM, réseaux sociaux, objets connectés) devient une masse d’informations opérationnelles sur laquelle l’analyse prédictive va s’appuyer pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise.
Ce, à condition de pouvoir :
stocker ces données, notamment sur le cloud,
et analyser ces données de manière poussée et rapide, notamment avec le machine learning (apprentissage automatique) et l’analyse prédictive.
Les objets connectés intègrent des capteurs, des puces permettant à l’ERP ou tout autre réceptacle de collecter et analyser des informations sur leur fonctionnement pour :
détecter les problèmes pour en améliorer la maintenance et réduire les coûts,
créer les nouvelles gammes de produits.
L’ERP intégrant l’analyse prédictive pour mieux gérer votre entreprise
Pour prévoir les périodes de pics ou de diminution des ventes et de la production
L’ERP permet de centraliser les données associées à toutes les étapes du processus de vente. À partir de ces données, les algorithmes prédictifs peuvent :
détecter des périodes de pics/diminution des ventes, pouvant être liées au phénomène de saisonnalité,
vous permettre d’ajuster votre stratégie de production et de vente ainsi que les répercussions sur toute l’activité : gestion du personnel, trésorerie, etc.
Pour optimiser la gestion de vos stocks et des coûts de production
Grâce aux algorithmes prédictifs, les informations collectées sur les flux de stocks peuvent être utilisées pour en optimiser la gestion. Le logiciel ERP vous donne des informations sur les entrées, sorties, volumes du stock et sur les frais associés. En analysant les cycles de gestion des stocks, les algorithmes prédictifs peuvent faire apparaître des défaillances. Il s’agira de mettre en place une stratégie qui permette de réduire les risques, notamment de gaspillage en matières premières ou d’invendus, en fonction des observations, et ainsi accroître la rentabilité.
Pour assurer une maintenance de vos machines plus efficace
Votre intégrateur ERP peut vous proposer de travailler avec un consultant data scientist qui va :
utiliser vos données internes (ERP, CRM, capteurs des objets connectés) et externes (open data, open map),
s’appuyer sur des algorithmes de machine learning pour prédire le risque d’incident, de panne ou de dégradation de vos machines,
et restituer les alertes et les prévisions sous forme de carte dynamique ou de reporting.
Passer au cloud pour accompagner votre développement : C
Le Cloud Computing apporte :
Sécurité, il permet de s’affranchir des infrastructures, des installations, des mises à jour de logiciels, d’espace de stockage, de la portabilité des données et ce, en toute sécurité.
Flexibilité, il offre plus d’élasticité et d’agilité pour accéder plus rapidement à des ressources IT (serveur, stockage ou bande passante) en fonction des besoins.
Évolutivité, car les plateformes cloud tout en un permettent de monter en gamme votre ERP facilement et d’acheter au fur et à mesure les logiciels ou des modules dont vous avez besoin.
Votre entreprise peut donc se concentrer avant tout sur son métier, son activité et son savoir-faire.
Mais le choix du cloud n’est pas anodin. Votre système informatique est transformé car il entraine le passage :
de la propriété de votre outil pour lequel vous avez acquis serveurs et licences,
à la location d’une solution ERP que vous devrez bien connaître pour vous y adapter et éviter les spécifications complémentaires et coûteuses.
Permettre aux collaborateurs de travailler avec des terminaux mobiles : M
La mobilité est devenue une source de productivité pour toutes entreprises car elle améliore l’efficacité et la réactivité de l’ensemble du personnel.
Exemples de besoin de mobilité pour un ERP :
Les ouvriers de la production ont besoin d’accéder aux données de fabrication, aux différentes tâches à effectuer ou aux problèmes sur lesquels ils doivent intervenir immédiatement. L’utilisation de terminaux mobiles leur permet d’identifier rapidement les tâches et de diminuer les erreurs de prise en compte.
Les employés de la maintenance, avertis par un système d’alerte d’un problème sur une machine, peuvent :
intervenir aussitôt et où qu’ils soient pour la réparer,
transmettre ensuite les données qu’ils auront récupérées à qui de droit.
Les vendeurs nomades ont besoin constamment de consulter via leurs appareils mobiles les informations concernant les clients : état des commandes en cours, problèmes éventuels de fabrication, date prévue de livraison, etc.
Attention, rendre accessibles les données de l’ERP implique des changements, sur le plan logiciel et sur le plan des habitudes de travail.
Sécuriser les données de votre ERP dans le respect de la RGPD : S
Les informations et données dont disposent une entreprise via la base de données de sa plateforme ERP sont sa richesse. Leur protection, au sens RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données, doit être intégrée à toutes les solutions qui exploitent ces données et, en particulier, les plateformes ERP.
Le choix d’une solution ERP doit intégrer ce volet essentiel qu’est la Sécurité.
L’intégrateur ERP indispensable à votre transformation digitale
Le rôle pivot de l’intégrateur ERP dans la transformation digitale des entreprises
La transformation digitale de l’entreprise :
Est une nécessité pour répondre à l’évolution du comportement et des attentes de leurs cibles. Ce phénomène est accentué par la capacité du système d’information à se connecter avec les objets que vous commercialisez.
Passe par l’intégration d’un ERP ou d’une évolution de son ERP. C’est un projet long qui va entrainer dans votre entreprise des bouleversements technologiques et bien entendu humains qu’il vous faut anticiper.
C’est dans ce cadre que le soutien d’un intégrateur ERP, Entreprise de Service du Numérique, dont les qualités ont été décrites, est indispensable.
En effet votre entreprise, pour répondre aux demandes évolutives de sa cible, va devoir intégrer les 5 évolutions technologiques : cloud, mobilité, analytique, social et sécurité. L’accompagnement d’une ESN dont les consultants ont été formés et confrontés à ces différentes évolutions prend tout son sens.
La présence de fonctions analytiques intégrées, la flexibilité de la solution qui permet de s’adapter aux changements de l’entreprise, et la qualité du support et des mises à jour du produit sont les principaux éléments qui emportent la décision.
L’apport du Groupe HLi, Entreprise de Service du Numérique, intégrateur d’ERP
Les sociétés du Groupe HLi , proposent leur expertise informatique et analytique à toutes les étapes de votre transformation numérique : Social, Mobile, Analytics, Cloud et Sécurité.
L’avantage de faire appel au Groupe HLi comme intégrateur ERP est de bénéficier d’une large palette de consultants à la compétence et l’expertise multiple, répartis par filières métiers complémentaires :
De l’audit et du conseil pour vous éclairer dans vos choix
NeWave réalise des missions d’audit et de conseil pour vous accompagner dans votre adaptation numérique en :
déterminant avec vous le périmètre de l’audit et du conseil,
établissant des recommandations en fonction de votre métier et besoins spécifiques,
vous aidant à mettre en œuvre avec pragmatisme ces recommandations.
En aidant vos collaborateurs à intégrer de nouvelles méthodes et techniques de « conduite du changement ».
L’intégration d’un logiciel ERP et de nouvelles solutions en général, bouleverse les habitudes de travail de vos collaborateurs. Ces derniers doivent :
non seulement s’adapter à une nouvelle façon de travailler,
mais également maîtriser de nouveaux outils.
C’est pourquoi les consultants du Groupe HLi s’attachent à les accompagner dans ces changements pour une utilisation optimale de la nouvelle solution.
Le logiciel ERP, progiciel de Planification des ressources de l’entreprise, ou encore Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un logiciel de gestion qui :
couvre l’ensemble des services de votre entreprise et vous aide à toutes les gérer de manière optimale : Finance-comptabilité, logistique, stocks, ventes, distribution, qualité, gestion de projet…
centralise l’ensemble des flux de fonctionnement de l’entreprise ainsi que l’ensemble des données sur une base unique.
L’ERP est au cœur du système d’information de l’entreprise :
Il est composé de plusieurs modules, un par domaine de gestion, compatibles les uns avec les autres, interconnectés à la base de données unique et commune. Toute mise à jour d’une information est alors répercutée sur l’ensemble des modules. Il est possible d’acheter séparément les différents modules d’un ERP.
C’est l’outil commun à tous les salariés. Ils accèdent aux données dont ils ont besoin pour réaliser leur travail et deviennent ainsi plus autonomes et productifs. Les dirigeants pilotent plus facilement leur activité.
L’ERP doit être flexible et personnalisable pour :
répondre aux spécificités de votre secteur d’activité,
s’adapter à l’évolution de vos besoins actuels et futurs,
se coupler à des outils externes tels que les outils CRM,
se connecter aux réseaux sociaux,
communiquer avec des objets connectés.
Avantages d’une base de données unique de l’ERP
Vous évitez les saisies multiples et la redondance des données. L’homogénéité des informations et la cohérence des flux de données internes et externes sont assurées.
Vos collaborateurs partagent le même système d’information, avec une mise à jour en temps réel.
La traçabilité de chaque information est garantie.
Vous pouvez gérer les envois (de factures, de contrats, etc.) de façon automatique.
Vos collaborateurs communiquent plus facilement au niveau interne.
Les processus de gestion de votre entreprise (flux économiques, financiers, etc.) sont optimisés et le système d’information, unifié et cohérent.
Vos prises de décisions sont plus rapides.
Vous gagnez en productivité.
L’intégration d’un ERP permet d’homogénéiser vos données
Conséquences de l’implémentation d’un ERP sur l’organisation de votre entreprise
Le choix de l’ERP est important car l’investissement financier et humain est conséquent.
En effet, sa mise en place dans l’entreprise :
est un projet stratégique qui entraîne des changements importants dans les habitudes de travail de vos collaborateurs,
nécessite votre implication et celle de l’ensemble du management,
engendre une refonte de votre organisation ainsi que vos processus métiers.
En moyenne, il faut compter au moins six mois pour implanter un progiciel ERP dans une entreprise.
Cette phase :
correspond à la mise en place du progiciel dans le système informatique de l’entreprise,
comprend l’analyse des besoins de l’entreprise et de son fonctionnement, une phase de test puis le temps de la bascule d’un système informatique à un autre.
Modes d’acquisition d’un ERP
Pour acquérir un ERP, vous avez le choix entre deux types d’acquisition : le mode licence et le mode SaaS, Software as a Service ou logiciel en tant que service. Ce sont des modèles économiques très différents :
L’acquisition de licences représente un achat, comptabilisé comme immobilisation incorporelle et amorti sur le long terme.
La souscription en mode SaaS, sur le cloud, représente une location, une externalisation et mutualisation des infrastructures (serveurs, réseau, etc.) pour une réduction des coûts et une plus grande souplesse. Le mode SaaS est un abonnement, soit comptablement une charge.
De plus, cette concentration des infrastructures sur le cloud :
génère des économies d’énergie,
offrirait une plus grande sécurité informatique à la majeure partie des entreprises.
Intérêt des plateformes ERP modulables sur le cloud
Les nouvelles plateformes ERP cloud tout en un et modulable des éditeurs versus l’achat traditionnel sous forme de licences d’un logiciel ERP permettent :
– Un déploiement rapide sans investissement matériel requis au contraire de l’achat sous forme de licences, – Une utilisation des ressources techniques en fonction des besoins,- Une plus grande sécurité informatique grâce à la mutualisation des infrastructures mieux gérées ainsi,- Une solution financière souple car le nombre d’abonnement est défini en fonction du nombre d’utilisateurs,
Attention, néanmoins, sans un contrôle strict de l’utilisation des ressources, l’utilisation de ces plateformes peut se révéler très coûteuse par rapport à un achat de logiciel sous forme de licences.
Des entreprises ayant intégré un progiciel de gestion, nombreuses sont celles qui recommandent son utilisation. Avec le temps et les retours clients, l’ERP ou PGI est devenu une solution de gestion éprouvée. Il apporte une plus-value réelle dans l’optimisation de ses processus et le pilotage global de son activité. Les avantages ERP sont incontournables surtout si l’on s’inscrit dans une stratégie de croissance.
POURQUOI METTRE EN PLACE UN ERP ?
Les raisons à la mise en place d’un ERP sont multiples. Voici 5 avantages pour montrer tout l’intérêt de ce type de logiciel :
Gérer de A à Z toute votre activité
Faciliter la digitalisation de l’organisation et l’optimisation des processus
Modulariser l’ERP pour vos besoins de gestion
Penser long terme et ROI
Donner les moyens à votre stratégie de croissance
UN SEUL LOGICIEL DE GESTION POUR TOUT GERER
Le principal avantage d’un système ERP est de disposer d’un seul outil pour tout gérer. 1 seul outil central de gestion pour :
Plus de cohérence
Une visibilité globale sur son activité
Une meilleure maîtrise et circulation de l’information
Un seul logiciel pour sa gestion, c’est aussi moins de coûts d’entretien liés à son SI.
La multiplicité des outils est l’un des pires ennemis de l’entreprise. Imaginez, une société utilise plusieurs solutions de gestion pour sa production, sa finance, sa logistique voire sa relation client. Il paraît bien difficile dans ce cas d’obtenir des données synchronisées, à jour et sans erreurs.
UNE REPONSE A LA TRANSFORMATION DIGITALE DES ENTREPRISES
L’avènement des technologies a bouleversé les pratiques et les habitudes de consommation. Elle a créé de nouveaux besoins dans tous les secteurs. Pour répondre à ces nouveaux enjeux et rester compétitives, les entreprises ont besoin de :
Mobilité
Connectivité
Réactivité
Collaboration
Pas de transformation digitale sans ERP. Ces derniers, au même titre que les solutions CRM pour la gestion de la relation client, sont au cœur de la transition amorcée par les entreprises car ils facilitent le suivi et l’optimisation des processus. Dans ce cas, on pense également à la technologie cloud, à nuancer avec la technologie Saas, qui participe grandement à l’évolution des organisations en entreprise.
L’ERP, UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT
Là où d’autres outils de gestion type fichier Excel peuvent vite devenir chronophages et entraîner des erreurs, l’ERP va centraliser les informations dans une base de données unique et automatiser des tâches ou opération en fonction de chaque service de l’entreprise.
L’impact sera à tous les niveaux de la structure, aussi bien fonctionnel, opérationnel qu’organisationnel.
Le retour sur investissement (ROI) est spécifique à chaque entreprise et fonction de plusieurs variables :
Périmètre
Degré de personnalisation
Degré d’importance du changement
Services d’accompagnement
Formation des utilisateurs
Maintenance
Etc.
Un logiciel ERP est fait pour le long terme. Lorsqu’une entreprise décide d’intégrer une solution, elle doit l’inscrire dans un projet bien définit. Elle doit aussi veiller au bon alignement entre l’outil, sa transformation digitale et ses objectifs stratégiques.
Les entreprises s’étant équipées d’un ERP adapté à leur contexte (marché, compétition, métier, culture interne, type de produits, écosystème…) ont souvent et très souvent obtenu des retours sur investissement importants sur la durée.
UN ERP EST MODULAIRE
Un logiciel ERP est la construction d’un ensemble de modules fonctionnants les uns avec les autres. Cet ensemble implique une unicité et une organisation commune des données de l’entreprise. Le système d’information se veut, de fait, plus clair et cohérent.
L’ERP est modulaire. En fonction des besoins de gestion, il est possible d’intégrer qu’une ou plusieurs applications d’un progiciel au début avant d’en ajouter dans un second temps. On parle d’imbrication, comme un puzzle réalisé au fur et à mesure. Cette architecture souple du logiciel ERP garantit la compatibilité entre chaque module.
Dans le cadre d’une activité spécifique, il est aussi possible d’obtenir des modules ERP dédiés. C’est notamment le cas pour les grandes activités industrielles (pharmaceutique, chimie …) ou pour les activités de négoce et distribution.
LES AVANTAGES D’UN ERP DANS UNE STRATEGIE CROISSANCE
1.Centralisation et homogénéisation des données
Les logiciels ERP visent à centraliser et homogénéiser tout le système d’information d’une entreprise. Toutes les solutions se divisent en plusieurs modules tous reliés par une base de données unique. Cette base garantit :
L’unicité de toutes les données de l’entreprise
La mise à jour en temps réel
La mise à disposition et échanges d’informations entre tous les modules et donc utilisateurs
Une coordination entre les différents services de l’entreprise
Ce système permet d’éviter :
La redondance des informations
Les erreurs de saisies
Les erreurs de restitution
2.Optimisation des processus
L’ERP couvre toutes les départements clés d’une société. Des stocks, aux ventes, en passant par les achats ou encore la comptabilité. Au cœur du système d’information, le logiciel ERP est structurant.
Il garantit une meilleure communication et moins d’erreurs organisationnelles ayant un impact sur les finances, sa rentabilité et compétitivité.
Si l’on va au bout du raisonnement et résumé simplement, la satisfaction client augmente. Pourquoi ? Parce que l’ERP permet la coordination entre les services, un meilleur suivi du processus des commandes et une meilleure maîtrise des stocks. Donc les commandes et les factures sont envoyées dans les temps pour éviter tout retard de livraison ou de paiements.
3.Gain de productivité
L’automatisation des tâches et l’unicité de la base de données libèrent les collaborateurs. Gain de temps indéniable et expérience des utilisateurs positive (renforcés par l’IA et l’apparition des chatbots)
4.Meilleure maîtrise des coûts
Des processus métiers rationalisés, des systèmes uniformes et simplifiés permettent la réduction des coûts de gestion, d’exploitation mais aussi opérationnels. De plus, la mise à jour des données permet aux fonctions finances d’obtenir des états en temps réel pour une analyse et une prise de décision plus rapide.
5.Utilisation évolutive
Comme mentionné précédemment, l’architecture d’un ERP est modulaire. C’est un avantage indéniable lorsque l’on souhaite disposer d’un outil de gestion évoluant au grès du rythme de croissance d’une entreprise. Un logiciel ERP (notamment cloud) est un système évolutif, flexible et agile pour vos objectifs de développement. C’est d’autant plus vrai si votre entreprise a des ambitions à l’international.
La concrétisation des avantages opérationnels d’une transformation numérique dépend de très nombreux facteurs, qui vont de l’implication des dirigeants à une solide compréhension de la manière dont les outils et les technologies modernes peuvent être utilisés. Cet article en fait un tour d’horizon.
Nombreux sont les projets de transformation numérique qui ont connu une accélération pendant la pandémie, sous la double impulsion du travail à distance (en interne) et de la nécessité de garder le contact avec des clients confinés (en externe). Nombreuses sont les entreprises qui, dans ce contexte, ont été contraintes d’adopter rapidement de nouveaux modèles très numériques pour poursuivre leurs activités.
Que votre organisation soit au milieu d’une transformation ou sur le point de la commencer, il vous faut en tout cas avoir une idée claire des bénéfices que l’on souhaite obtenir et du chemin pour y arriver.
Ceci passe par plusieurs questions. À commencer par celle de savoir ce que sera une transformation numérique réussie. S’agira-t-il de faire une migration complète vers de nouvelles technologies ? Ou d’augmenter ses revenus et ses parts de marché ?
Les deux évidemment. Le second point est plus « l’épreuve de vérité ». La raison principale d’une transformation numérique – qui passe par le premier point de la modernisation des technologies – doit être, en fin de compte, d’améliorer l’entreprise de bien des manières : en offrant une meilleure expérience client, en améliorant la productivité, en éliminant les inefficacités, en assurant la conformité, etc.
Les quelques conseils suivants devraient vous aider à dresser une feuille de route pour réussir votre projet, dépasser les défis posés et concrétiser réellement votre transformation numérique.
1. Effectuer des recherches sur la transformation numérique
Commencez votre processus en vous renseignant le plus possible sur la transformation numérique ainsi que sur les systèmes et les technologies qui peuvent la sous-tendre. Ces technologies peuvent par exemple être :
Le cloud, qui propose une grande variété de services managés (IaaS et PaaS) et des applications hébergées (SaaS).
L’Intelligence artificielle (IA) et le Machine Learning (ML), qui facilitent le développement d’applications évoluées qui étendent et améliorent les capacités humaines.
L’analytique, qui utilise des algorithmes sophistiqués pour générer à partir des données des informations supplémentaires exploitables.
L’IoT, qui permet l’intégration d’une grande variété de dispositifs intelligents connectés.
2. Identifier en amont les différentes manières dont la transformation numérique améliorera votre entreprise.
Analysez le fonctionnement actuel de votre entreprise. Par exemple, examinez les points de contact avec les clients : quel type d’information est actuellement recueilli sur eux ? Comment les données sont-elles formatées (notes écrites, feuilles de calcul, etc.) ? Que fait votre entreprise avec ces informations ? Quelles améliorations pourraient être apportées pour améliorer l’expérience client ?
Si les objectifs sont d’améliorer la collaboration et la productivité, votre « équipe transformation numérique » devra observer comment les employés interagissent actuellement entre eux et comment cela affecte leur productivité. Examinez et cartographiez soigneusement les workflows et les procédures. Analysez comment la technologie actuelle les facilite, ou les entrave. Puis identifiez les changements à apporter à ces façons de faire pour améliorer la collaboration et la productivité.
Des idées sur ces changements à apporter aux opérations viendront à la fois des cadres supérieurs et des responsables des business units. Cette analyse sera utilisée pour établir un nouvel ensemble de mesures à mettre en place. Elle servira dans le même temps à identifier les nouvelles technologies – et/ou les améliorations de celles existantes – ce qui aidera à mieux planifier la transformation numérique.
3. Informer la direction des résultats de cette recherche initiale
Une fois que vous avez rassemblé et analysé les informations des points précédents (technologies, amélioration possible des performances de l’entreprise, objectifs), informez en la direction pour vous assurer qu’elle comprend bien la portée du projet de transformation numérique. Ce brief résumera :
les opportunités et les risques métiers,
les stratégies pour atteindre les objectifs souhaités,
les investissements susceptibles d’être nécessaires,
le temps nécessaire pour mener à bien la transformation,
l’impact de ces changements sur les employés et sur la culture de l’entreprise ; et
comment les nouvelles approches seront déployées auprès des clients et des principales parties prenantes.
4. Obtenir le soutien de la direction pour préparer le budget et le plan stratégique
L’étape suivante consiste à obtenir l’autorisation de la direction pour préparer une stratégie, un budget et un plan de mise en œuvre du plan de transformation numérique. Envisagez un horizon de planification de trois à cinq ans dans le cadre de cette stratégie globale.
5. Collaborer avec les principales parties prenantes pour créer une stratégie et une vision
De nombreux acteurs sont nécessaires pour créer une stratégie et une vision de la transformation numérique :
La direction générale peut identifier les objectifs de l’entreprise à atteindre.
Les responsables des unités opérationnelles sont les mieux placés pour savoir comment leurs équipes contribuent aux objectifs de l’entreprise. Ils peuvent également identifier les membres de leurs équipes qui connaissent intimement les processus métier et qui peuvent identifier les moyens de les améliorer.
Le DSI, le CTO (Directeur technique) et leurs équipes sont généralement les principaux acteurs de la mise en œuvre de la transformation. Les Chief Digital Officers – une fonction relativement nouvelle – peuvent aussi identifier les systèmes et les technologies nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
La vision décrira les aspirations de votre projet de transformation. La connaissance claire de cette finalité servira de point de ralliement pour les employés.
La stratégie, de son côté, englobe les nombreuses activités concernées pour les orienter vers l’objectif final qui découle de la vision.
La stratégie sera fondée sur le travail de recherche évoqué précédemment et sur les informations fournies par le DSI et le CTO sur les technologies disponibles et la manière dont elles peuvent être injectées dans l’organisation. Un autre point lié à ces technologies nouvelles est essentiel : lors de l’élaboration de la stratégie de transformation numérique, il est crucial de prendre en compte l’impact du nouvel environnement sur les employés.
6. Créer un plan et un budget adaptables à l’évolution des activités de l’entreprise.
L’entreprise ne cessera pas ses activités pendant le déploiement des technologies de nouvelle génération. Un plan de projet idéal tient compte des nuances des différents processus métiers et ne les affecte pas négativement pendant la migration.
Si des coûts imprévus – comme un besoin de composants supplémentaires ou un upgrade de logiciels – apparaissent, assurez-vous que le budget peut être ajusté en fonction de ces besoins. Et veillez à ce que la direction puisse être rapidement informée de tout imprévu.
7. Choisissez des technologies qui concordent avec les priorités de l’entreprise
Il faudra examiner et évaluer de nombreux systèmes, applications et ressources réseau différents avant de faire une recommandation à la direction générale. Un projet de transformation digitale n’est pas du type « essayons et regardons ce qui se passe ».
Il vous faudra au contraire faire un audit de ces ressources technologiques bien en amont afin de mettre en œuvre la meilleure solution possible et vous prémunir des effets négatifs qu’elles peuvent induire (faire, en résumé, une due diligence).
Pour cela, il est important que les technologies envisagées :
aident l’entreprise à atteindre ses objectifs,
offrent la meilleure expérience possible aux employés et aux clients,
s’adaptent aux exigences métiers actuelles et futures,
utilisent l’IA et le ML pour fournir l’« intelligence métier » indispensable à des prises de décisions plus « data driven », contextualisées, dynamiques et proactives.
8. Obtenez aussi l’adhésion des employés dans le cadre d’un processus collaboratif
La transformation numérique nécessite le soutien de la direction, mais le soutien des employés et l’acceptation culturelle sont tout aussi importants. Ce sont les employés qui utiliseront les nouvelles ressources.
La transformation numérique devient un effort commun à tous les domaines de l’entreprise. Soyez donc prêt(e) à démontrer comment les systèmes de nouvelle génération permettront aux employés d’aider plus facilement les clients, de s’adapter rapidement à l’évolution de leurs besoins et de fournir plus de valeur ajoutée qu’avec les méthodes précédentes.
9. Développez des méthodes de suivi et de validation des performances
Il faut également élaborer des méthodes de suivi pour analyser les différents aspects de la performance d’une transformation digitale. Intégrez-y des points comme les investissements potentiels, le temps nécessaire à sa mise en œuvre, ses impacts culturels, les changements opérationnels qu’elle implique ou encore les réactions des clients.
Par exemple, la mise en œuvre d’un CRM évolué, mais sans le suivi et les accompagnements indispensables (formation des employés, tests du système, documentation de l’outil, mesure des performances, analyse des données, soutien de la direction, et réponses à apporter en cas d’urgence), c’est l’échec assuré.
10. Formation, formation et formation
L’adhésion et le soutien des employés pendant une transformation peuvent être facilités par de nombreuses activités de formation et de sensibilisation. Dispensez une formation à tous vos employés, y compris aux cadres supérieurs et à tous ceux qui seront d’une manière ou d’une autre les premiers utilisateurs concernés de ces nouvelles technologies.
Cela vous garantira que les employés seront à l’aise avec les nouveaux systèmes – voire qu’ils seront impatients de commencer à les utiliser. D’un point de vue culturel, « l’acceptation » de la technologie est synonyme de « succès ».
11. Tester, retester et tester encore
Avant que les nouveaux systèmes ne soient officiellement mis en production, testez-les de manière approfondie pour vous assurer que tous les dysfonctionnements (ou le plus grand nombre possible) sont identifiés et corrigés. Faites participer les employés aux tests, car – redisons-le – ce sont eux qui utiliseront les systèmes. Si possible, invitez les clients clés ; leur contribution pourrait être importante.
12. Préparez l’imprévu
Comme pour toute technologie, il est essentiel de mettre en place des plans de reprise – et de continuité – d’activité pour minimiser les interruptions causées par une panne ou un sinistre.
Travaillez avec les fournisseurs et les éditeurs pour vous assurer que leurs systèmes sont correctement protégés, que les services réseau sont hautement disponibles et que les composants de sauvegarde sont disponibles. Si les nouveaux outils sont cloud, assurez-vous que tous les systèmes et toutes les données peuvent être sauvegardés et restaurés en toute sécurité en cas d’urgence.
13. Collecter les retours utilisateurs pour faire des ajustements
Les employés qui utilisent les nouveaux systèmes sont les meilleures références pour s’assurer que ces systèmes fonctionnent correctement et pour identifier les changements qui amélioreront leurs performances et leurs expériences.
14. Évaluer régulièrement les performances par rapport aux objectifs
Une fois que votre programme de transformation numérique est achevé… eh bien, il ne l’est pas réellement. Le travail ne fait que commencer.
Il faudra analyser toutes les performances et les données financières disponibles par rapport aux paramètres établis, et communiquer ces résultats à la direction générale.
Veillez également à communiquer régulièrement ces performances et les exemples de succès de la transformation digitale aux employés. Cela renforcera la valeur qu’apportent les nouveaux systèmes. Et, plus important encore, la valeur qu’eux apportent.
Il s’agit peut-être de celui dont est actuellement est équipée votre société. Traditionnellement réservé aux TPE, il n’est en effet pas rare de voir des entreprises de 50 à 100 salariés qui fonctionnent encore avec ce type d’outils.
Ce type de logiciel de gestion pour TPE est ultra-simple dans son installation (on l’achète et on l’installe sur quelques PC, d’où son surnom de “logiciel boîte”) et dans son fonctionnement : vous adaptez tous les processus de votre entreprise au fonctionnement du logiciel.
Mais pour une PME, ou même pour une TPE qui a de vraies ambitions ou qui évolue sur un métier spécifique, ce type de logiciels se révélera bien souvent insuffisant : nombre d’utilisateurs simultanés limités, périmètre fonctionnel restreint.
Catégorie 2 : l’ERP “Grands Comptes”
A l’autre bout de l’échelle, vous trouverez les logiciels ERP pour les entreprises de plus de 500 salariés.
Ces solutions sont adaptées aux Grands Comptes aux processus complexes et très actifs à l’international (Gestion du multi-devises, comptabilité certifiée dans la plupart des pays…). Complètement personnalisables, leur mise en place passe par la réalisation d’un cahier des charges très élaboré réalisé par la DSI interne. C’est un projet qui prendra souvent plusieurs années et qui se chiffrera à plusieurs centaines de milliers d’euros.
Catégorie 3 : le logiciel ERP PME
Pour une PME (pour faire large, disons de 10 à 500 salariés), il faudra donc privilégier une catégorie intermédiaire de logiciels de gestion.
Ces solutions ont été créées dans l’optique d’apporter aux petites et moyennes entreprises la souplesse et la puissance des solutions “Grands Comptes”, mais pour des temps de déploiement et des budgets plus réalistes.
Leur principal avantage tient dans le fait qu’ils existent sur des versions standards (comme le logiciel Boîte), ne nécessitant donc pas une construction sur mesure depuis la feuille blanche, mais qu’ils ne sont pas fermés : un prestataire compétent pourra donc l’adapter aux contraintes et spécificités de votre entreprise.
L’infogérance est une forme d’externalisation. Elle consiste en prise en charge partielle ou totale du système d’information d’une entreprise cliente par un prestataire informatique.
Les prestations d’infogérance varient selon la taille du parc informatique et de la prestation souhaitée par l’entreprise. Ce marché se répartit en trois grands secteurs: l’infogérance de solutions applicatives, d’infrastructures et l’infogérance globale.
– L’infogérance applicative ou tierce maintenance applicative (TMA) consiste à déléguer la gestion des progiciels intégrés au système (ERP, CRM, etc.) et des applicatifs propriétaires. Toutefois, l’entreprise cliente reste propriétaire de ses programmes. Ce type d’infogérance ne nécessite généralement pas de transfert de ressources, notamment quand il concerne la maintenance d’un domaine applicatif pendant trois à cinq ans. Selon une étude réalisée par Markess International, 79 % des entreprises privées et organisations publiques françaises indiquent avoir engagé ou souhaitent engager des actions afin d’améliorer l’administration technique de leurs plateformes applicatives. Pour ce faire, 45 % ont eu recours ou envisagent de recourir à l’infogérance sélective.
– L’infogérance d’infrastructures concerne les activités de gestion du parc informatique et des serveurs qui sont confiés à un prestataire externe. Elle s’effectue parfois avec transfert de ressources pour les moyens de production ou le parc micro-informatique par exemple.https://4e8790b98d76d48723a94267dc8bc6ee.safeframe.googlesyndication.com/safeframe/1-0-37/html/container.html
– L’infogérance globale porte sur les infrastructures et le parc applicatif, souvent avec transfert de ressources.
Les points-clés d’un cahier des charges
Avant de faire appel à un prestataire spécialisé, l’entreprise doit réaliser un inventaire complet pour définir le périmètre à externaliser (infrastructures et/ou applicatifs) et l’éventuel transfert de propriété au niveau de son matériel informatique et de son personnel. Les salariés de l’entreprise cliente peuvent, par exemple, devenir les employés du prestataire. La société cliente doit aussi établir avec le prestataire un accord sur la qualité de service (SLA Service Level Agreement). Ce contrat défi nit les engagements de l’hébergeur quant à la qualité de sa prestation, ainsi que les pénalités en cas de manquement. Cette qualité doit être mesurée selon des critères objectifs acceptés par les deux parties (temps de rétablissement du service en cas d’incident, etc.). Tous ces éléments doivent figurer dans le cahier des charges qui est élaboré par l’équipe dédiée à la gestion du contrat d’infogérance: la direction des systèmes d’information (DSI) et la direction juridique. La direction achats détermine la liste des prestataires qu’il faut consulter lors de l’appel d’offres. Elle intervient dans les phases de négociation ou de renégociation des contrats avec les prestataires. Le service achats doit participer à l’équipe de pilotage du projet tout au long de l’exécution du contrat d’infogérance.
Les conditions de succès d’un contrat d’infogérance
Si l’infogérance permet de se décharger de certaines tâches liées à l’informatique et ainsi de se concentrer sur son coeur de métier, il est fondamental pour l’entreprise cliente de disposer d’une maîtrise d’ouvrage mature pour piloter la relation avec le(s) prestataire(s) externe(s). Avant de signer tout contrat d’infogérance, l’entreprise doit valider les compétences techniques maîtrisées par le prestataire, sa connaissance métier et fonctionnelle, les ressources dont il dispose et qu’il peut mobiliser ainsi que ses références clients. Les certifications permettent également de valider les compétences métier des infogérants (norme ISO, CMMI pour Capability Maturity Model Integration, référentiel d’évaluation de la capacité à gérer et terminer un projet correctement et le label Information Technology Infrastructure Library). La continuité de service et la sécurité sont aussi à étudier.
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