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Opérez-vous une entreprise manufacturière qui a des projets d’expansion? Vous savez sûrement à quel point le marché d’aujourd’hui est exigeant, surtout lorsque l’entreprise prend une vitesse de croissance plus rapide que prévu. Dans de telles situations, où vous avez l’impression de perdre la maîtrise de votre potentiel d’affaires, il devient essentiel d’impliquer des solutions permettant de rationaliser l’ensemble de vos opérations et ainsi d’assurer une meilleure fluidité dans toutes les étapes impliquées à votre processus d’affaires.

Un actif technologique, tel qu’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), est souvent une excellente solution offerte aux entreprises manufacturières pour interconnecter les activités reliées aux processus opérationnels des entreprises.

Qu’est-ce qu’un système ERP?

Un système ERP (Enterprise Ressources planning) consiste à harmoniser les processus opérationnels d’une entreprise par la centralisation et la redistribution des données impliquées aux différents départements de gestion de l’entreprise. Plus concrètement, ce logiciel de gestion est pensé pour intégrer différentes fonctionnalités par modules complémentaires tels que :

• La gestion des ressources nécessaires à la production
• La gestion de la production elle-même
• La gestion des ventes
• La gestion de l’inventaire
• La gestion des fournisseurs
• La gestion et production de rapport

Quels sont les avantages d’intégrer un système ERP?

Pour tout type et grandeur d’entreprises manufacturières, un système ERP apporte plusieurs avantages permettant d’obtenir, en temps réel, une vue d’ensemble de votre processus de fabrication, en partant de l’offre de service jusqu’à la livraison de vos produits. Voici quelques avantages intéressants à saisir:

Meilleure gestion de l’inventaire

Prenons le cas d’un fabricant de portes et fenêtres sur mesure qui n’utilise aucun système ERP. le délai de livraison est assez serré. Malheureusement, à deux jours de l’échéance, la production de la commande client est arrêtée, car le directeur des opérations réalise qu’il n’a pas la quantité nécessaire d’aluminium pour compléter la commande. Dû à l’inexactitude de l’information enregistrée manuellement, il est dans l’obligation de retarder la livraison de ses produits.

Optimiser la gestion de la trésorie

La gestion de la liquidité reste l’une des principales préoccupations d’un gestionnaire averti. Les entrées et les sorties de fonds relatifs aux conciliations bancaires, aux paies, aux paiements des fournisseurs et aux comptes à recevoir, influencent rapidement la liquidité et complexifient l’obtention d’information fiable et à jour relative à la trésorerie.

Un système ERP avec un module intégré de gestion de la trésorerie favorise définitivement l’accessibilité d’information fiable et juste. Pensé pour automatiser l’ensemble des transactions financières d’une entreprise, un système ERP permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de tout ce qui implique les finances d’une entreprise.

Centraliser vos opérations

Un système ERP permet d’avoir toutes les données nécessaires au fonctionnement de l’entreprise à un seul endroit, ce qui facilite l’accès à l’information en temps réel. De manière générale, cet outil permet d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les étapes impliquées au processus de production. L’accès à ces informations en temps réel devient intéressant pour plusieurs départements, par exemple :

Pour le département des ventes, il devient plus facile de planifier les délais de production et ainsi mieux informer les clients sur les échéanciers de livraison;
Le directeur de production peut mieux planifier l’horaire de son équipe selon les commandes enregistrées et les besoins en matière de main d’œuvre;
L’acheteur qui, par la connaissance en temps réel des commandes enregistrées dans le système, peut mieux planifier ses commandes de matière première et ainsi optimiser son coût d’achat.

Choisir le bon système ERP : un risque qui doit bien se calculer

Depuis les dernières années, l’acquisition de système ERP est de plus en plus convoité par les entreprises. Bien entendu, cette demande amène sur le marché une augmentation des systèmes ERP offerts. Pour une entreprise qui désire obtenir le système ERP correspondant le mieux à ses besoins, l’éventail des produits proposés dans l’industrie des technologies complique davantage son processus d’analyse et de sélection. Sachant que ce type d’investissement peut atteindre entre 6 à 7 chiffres, la prise de décision impose une pression supplémentaire quant au succès et au potentiel de rentabilité du système ERP sélectionné.

Or, pour le gestionnaire responsable de l’acquisition du système ERP, il devient essentiel de connaître l’ensemble des attributs des systèmes ERP analysés qui sont, malheureusement, difficilement comparables et rend la sélection plutôt ardue.

• Coût total d’acquisition et d’implantation
• Clauses de contrat des fournisseurs
• Procédures relatives aux mises à jour des logiciels
• La diversité et le type de plateformes supportées
• Les garanties
• La facilité d’implantation
• La facilité d’utilisation

Un logiciel sur mesure une alternative intéressante

Saviez-vous qu’un logiciel sur mesure peut souvent combler les mêmes besoins qu’un système ERP?

Cette alternative se démarque notamment par rapport à un système ERP pour ces raisons :

• Prix généralement moins élevé qu’un système ERP
• Personnalisable et évolutif, selon les besoins et le rythme de croissance de l’entreprise
• Solution procurant un avantage concurrentiel
• La possibilité de ne payer que pour les fonctionnalités absolument nécessaires plutôt que des modules complémentaires complexes et superflus

Notons enfin que lorsqu’une entreprise reconnait le potentiel d’acquérir une solution pour harmoniser ses processus opérationnels, il est primordial pour cette dernière de bien comprendre ses besoins. Malheureusement, par manque de temps et/ou de connaissances dans le domaine, les responsables à l’acquisition et à l’implantation d’un système ERP réalisent, après coup, que l’outil sélectionné faille à la tâche car il répond plus ou moins bien aux attentes initiales. Avant de prendre une telle décision, il est fortement recommandé de considérer le logiciel sur mesure dans vos analyses et comparatifs.

C’est quoi un CRM ?

Littéralement cela signifie customer relationship management en anglais. Aujourd’hui cela désigne en fait plusieurs éléments clés dans le développement commercial d’une entreprise.

La stratégie de gestion de la relation client (GRC) de l’entreprise. Il s’agit ici des décisions et objectifs qui ont été fixés par la direction en matière de politique d’interactions avec le client. Cela concerne plusieurs services notamment les équipes marketing et commerciales mais aussi celle du service client par exemple.

Le processus de gestion de la relation client. Il s’agit ici d’un processus opérationnel qui va guider l’ensemble des équipes pour délivrer une expérience de relation client standardisée tout au long du cycle de vie d’un client avec votre entreprise.

Les logiciels CRM : Mais aujourd’hui on utilise essentiellement ce terme pour parler du CRM en tant que logiciel de gestion commerciale au sein des entreprises. Je parie que c’est cette dernière définition qui vous amène sur cet article et cela tombe bien puisque c’est bien des outils CRM dont nous allons parler.

Les objectifs d’un logiciel de CRM

Le principal objectif de ce type de logiciel est de faciliter le suivi et la consolidation de l’activité commerciale. Il permet notamment aux équipes commerciales de renseigner les données clients dont il dispose dans un seul et même outil (plutôt que dans 27 e-mails différents) tout au long du cycle de vente mais aussi de mieux s’organiser au cours de ce même cycle.

Dans le même temps, les logiciels de CRM sont un outil très efficace pour la direction puisqu’ils permettent d’avoir une vue d’ensemble de l’activité commerciale et de suivre en quasi-temps réel la performance du processus de vente.

Enfin, ne nous racontons pas d’histoire, à une époque ou les équipes commerciales sont difficiles à constituer et encore plus complexes à fidéliser, un CRM permet d’assurer à l’entreprise de capitaliser sur les données clients et de faciliter la passation entre des commerciaux sortants et de nouveaux commerciaux. C’est particulièrement vrai lorsque le cycle de vente est long.

Les principales fonctionnalités des logiciels CRM

Quelles sont les principales fonctionnalités des logiciels de GRC (CRM mais en français ^^) ?

Eh bien basiquement et pour le plaisir d’être désagréable avec les éditeurs, la base d’un CRM c’est d’être un annuaire de contact digital.

Détendez-vous, bien sûr que vous n’êtes pas QUE ça chers éditeurs.

Pour ne pas faire de jaloux et parce que nous ne sommes pas nous-mêmes un éditeur nous allons faire comme à la télévision. Nous allons citer plusieurs logiciels efficaces et ne favoriser presque aucun d’entre eux.

On sera honnête avec vous et on vous indiquera ceux que nous recommandons le plus à nos clients et pourquoi plus tard dans l’article. Il y en a tellement qu’on ne peut pas tous les citer et après tout si c’est notre article que vous lisez c’est pour avoir notre avis non ? 😉

Revenons aux fonctionnalités les plus emblématiques des CRM :

Gestion des contacts

La gestion des contacts proposés par les CRM est très poussée, vous pouvez vraiment regrouper toutes les données clients au même endroit. La plupart des solutions proposent même des champs personnalisés ce qui vous permet d’aller très loin dans le recueil et la consolidation des informations clients. Attention toutefois à ne pas aller trop loin, si vous avez des tonnes de champs mais qu’ils ne sont pas remplis, cela ne vous servira à rien.

La création facilitée de contact synchronisée avec votre CRM

La plupart des CRM proposent des add-ons de connexion aux comptes e-mails de vos commerciaux pour remplir automatiquement un maximum d’informations. Cela peut aussi être utilisé sur les réseaux sociaux pour facilement extraire des informations et créer des contacts à la volée. Un gain de temps précieux.

Tracking des communications et documents de vente

Cette synchronisation avec les comptes e-mails va en général plus loin. De nombreux CRM vont vous permettre de suivre l’ouverture de vos mails par vos interlocuteurs mais aussi de traquer l’ouverture et la lecture des présentations que vous avez envoyées. Cela peut s’avérer très utile pour contacter pile au bon moment vos contacts lors d’un processus de vente par exemple.

prise de rendez-vous plus simple avec les certains logiciels crm

Prise de rendez-vous facilitée

Certains outils CRM permettent de faciliter la prise de rendez-vous en intégrant des fonctions de proposition de créneaux directement dans le corps de l’e-mail voir de prise de rendez-vous automatisée avec des intégrations d’outils comme Calendly. Cela peut paraître secondaire mais tous les commerciaux qui nous lisent comprennent bien le temps gagné pour éviter les aller-retours lors de la planification de rendez-vous !

Aide à la vente, template d’e-mail etc.

Les outils de customer relationship management proposent parfois des fonctions pour faciliter le processus de vente. De notre point de vue c’est un des aspects les moins bien traiter par les CRM aujourd’hui. La plupart vont vous permettre de créer des templates d’e-mail pour gagner du temps et certains vont automatiser une partie de la création des documents de vente pour personnaliser plus facilement une présentation par exemple.

C’est insuffisant, on peut cependant noter que certains outils y travaillent comme NoCrm avec son outil de trame de rendez-vous.

Suivi des opportunités de ventes

Bien entendu, l’une des fonctions maîtresse reste le suivi du pipe commercial ! Cette fonctionnalité permet de visualiser l’ensemble des prospects étant en processus de vente avec votre entreprise et à quelle étape ils sont. C’est un outil de pilotage important tant pour le management, qui va s’en servir pour prévoir le chiffre d’affaires à venir sur les prochains mois, que pour les commerciaux qui vont pouvoir suivre plus simplement leur activité et celle de l’équipe dans son ensemble.

Tableau de bord de suivi de la performance commerciale

Statistiques sur les performances commerciales

Enfin la création de tableaux de bord personnalisés pour suivre l’ensemble de l’activité commerciale est également une fonctionnalité importante notamment pour la direction afin de détecter des pistes d’amélioration ou des failles dans le processus commercial de l’entreprise.

Les CRM mobiles

De plus en plus de CRM s’appuient sur le mobile pour appuyer les commerciaux. Ce n’est pas simplement de la “responsivité”. Des CRM comme Hubspot ou même suite CRM (qui est open source) proposent des applications complètes pour appuyer vos commerciaux sur le terrain, saisir une carte de visite à l’aide de l’appareil photo du smartphone, etc.

Comment choisir son logiciel CRM

Définition de vos besoins en matière de CRM

Avant d’envisager la mise en place d’un CRM, il faut que vous fassiez un inventaire précis de vos besoins. Toutes les solutions de CRM n’offrent pas exactement les mêmes fonctionnalités et ne fonctionnent pas de la même façon. Et suivant votre situation actuelle les questions à se poser varient énormément.

Qui va utiliser le CRM ? Combien d’utilisateurs ?
Quel est l’objectif principal de cet outil ?
Y a t’il des données à récupérer d’un précédent logiciel ?
Votre CRM devra-t-il être connecté avec d’autres outils ?
Avez-vous besoin de fonctionnalités complémentaires comme la gestion de campagnes marketing par exemple ?
Avez-vous besoin d’utiliser le logiciel sur des appareils mobiles ?

Dans l’ensemble faites attention de ne pas vous sur-équiper avec des logiciels prodigieusement complexes conçus pour des organisations 10 ou 100 fois plus grosses que la vôtre. Leur coût est bien sûr plus élevé mais au-delà du surcoût immédiat la trop grande complexité d’un logiciel va le rendre inutilisable pour vos équipes.

Ne faites pas l’impasse sur la rédaction d’un vrai cahier des charges en impliquant l’ensemble des collaborateurs destinés à utiliser l’outil. Cela vous garantira de ne pas surdimensionner ni sous-dimensionner votre besoin.

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